Polityka Danych Osobowych

SPIS TREŚCI

1. WPROWADZENIE 1
   1. Cel i zakres 1
   2. Definicje 1
2. OGÓLNE ZASADY I WARUNKI DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 3
   1. Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych 4
   2. Warunki przetwarzania danych osobowych 4
   3. Warunki przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych 6

• KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH PRZEZ SMILE HAIR CLINIC 7

1. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH 9
   1. Przekazywanie danych osobowych 9
   2. Przekazywanie szczególnych kategorii danych osobowych 11
2. KWESTIE DOTYCZĄCE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH 11
   1. Działania szkoleniowe 13
   2. Działania kontrolne 13
3. PRZECHOWYWANIE I NISZCZENIE DANYCH OSOBOWYCH 13

• INFORMOWANIE I POWIADAMIANIE OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ 14
• PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ ORAZ SPOSÓB ICH WYKONYWANIA 15

1. ODPOWIEDŹ SMILE HAIR CLINIC NA WNIOSKI 15
2. WEJŚCIE W ŻYCIE I OKRES AKTUALIZACJI POLITYKI 16

** **

**Data dokumentu:**

—

**Data sporządzenia:**

—

**Numer wersji:**

—

I. WPROWADZENIE

** **

A. Cel i zakres

** **

Niniejsza Polityka określa zasady przyjęte przez **Smile Hair Clinic** w zakresie ochrony i przetwarzania danych osobowych.

W ramach niniejszej Polityki celem jest przedstawienie informacji dotyczących działań **Smile Hair Clinic** związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz systemów stosowanych w celu ochrony danych osobowych, a tym samym zapewnienie przejrzystości poprzez informowanie Osób, których dane dotyczą, w szczególności **Odbiorców Produktów lub Usług, Pracowników i Kandydatów na Pracowników, Potencjalnych Klientów, Wspólników, Odwiedzających, Uczestników, Dostawców oraz Osób Trzecich**. Celem jest również ustanowienie i wdrożenie standardów zarządzania danymi osobowymi, określenie i wspieranie celów oraz obowiązków organizacyjnych, stworzenie mechanizmów kontroli zgodnych z akceptowalnym poziomem ryzyka, przestrzeganie zasad i reguł określonych w konwencjach międzynarodowych, Konstytucji, ustawach, rozporządzeniach, umowach oraz innych przepisach dotyczących ochrony danych osobowych, a także zapewnienie możliwie najwyższego poziomu ochrony podstawowych praw i wolności Osób, których dane dotyczą. Ponadto niniejsza Polityka obejmuje wszystkie fizyczne i elektroniczne systemy oraz środowiska rejestracji danych wykorzystywane do przetwarzania danych osobowych i szczególnych kategorii danych osobowych, zarówno w sposób automatyczny, jak i nieautomatyczny w ramach systemu rejestracji danych.

B. Definicje

** **

** **

II. OGÓLNE ZASADY I WARUNKI DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

** **

**Smile Hair Clinic**, zgodnie z art. 20 Konstytucji, art. 4 KVKK oraz art. 5 RODO, przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem i zasadami uczciwości, w sposób prawidłowy i, w razie potrzeby, aktualny, w określonych, wyraźnych i zgodnych z prawem celach oraz w sposób adekwatny, ograniczony i proporcjonalny do celu. W tym zakresie, w odniesieniu do osób mieszkających w Turcji, zgodnie z art. 5 KVKK dane osobowe są przetwarzane na podstawie jednej lub kilku przesłanek określonych w art. 5 KVKK i przechowywane przez okres wymagany prawem i/lub celem przetwarzania danych osobowych. Ponadto, zgodnie z art. 6 KVKK, przestrzegane są przepisy dotyczące przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, a zgodnie z art. 8 i 9 KVKK przestrzegane są przepisy prawa oraz zasady określone przez Radę KVK w zakresie przekazywania danych osobowych. Zgodnie z art. 10 KVKK Osoba, której dane dotyczą, jest informowana, a na jej żądanie przekazywane są niezbędne informacje. Wszystkie wyżej wymienione działania wobec osób mieszkających w Europie są również prowadzone zgodnie z odpowiednimi przepisami RODO.

A. Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych

** **

Dane osobowe są przetwarzane przez **Smile Hair Clinic** zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych określonymi w art. 4 KVKK i art. 5 RODO. Przestrzeganie tych zasad jest obowiązkowe przy każdej czynności przetwarzania danych osobowych:

Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z prawem i zasadami uczciwości:

Podczas przetwarzania danych osobowych działamy zgodnie z przepisami prawa, przepisami wykonawczymi i ogólnymi zasadami prawa. Priorytetem jest przetwarzanie danych wyłącznie w zakresie wymaganym przez cel przetwarzania oraz z uwzględnieniem uzasadnionych oczekiwań Osoby, której dane dotyczą.

Dane osobowe muszą być prawidłowe i aktualne:

Zwraca się uwagę na aktualność przetwarzanych danych osobowych oraz przeprowadza odpowiednie kontrole. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać poprawienia lub usunięcia danych nieprawidłowych lub nieaktualnych.

Przetwarzanie danych osobowych w określonych, wyraźnych i zgodnych z prawem celach:

Przed każdą czynnością przetwarzania danych osobowych określane są cele przetwarzania oraz sprawdzana jest ich zgodność z prawem.

Dane osobowe muszą być adekwatne, ograniczone i proporcjonalne do celu, dla którego są przetwarzane:

Zakres danych osobowych ogranicza się do informacji niezbędnych do realizacji celu ich pozyskania, a także stosuje się odpowiednie środki techniczne i administracyjne zapobiegające przetwarzaniu danych niezwiązanych z tym celem.

Przechowywanie danych osobowych przez okres wymagany prawem lub celami przetwarzania:

Dane osobowe są usuwane, niszczone lub anonimizowane po ustaniu celu ich przetwarzania albo po upływie okresu przewidzianego prawem.

B. Warunki przetwarzania danych osobowych

** **

Dane osobowe są przetwarzane przez **Smile Hair Clinic**, jeżeli spełniona jest co najmniej jedna z przesłanek przetwarzania danych osobowych określonych w art. 5 KVKK oraz art. 6 i kolejnych artykułach RODO. Wyjaśnienia dotyczące tych przesłanek znajdują się poniżej:

Istnienie wyraźnej zgody Osoby, której dane dotyczą:

Dane osobowe Osoby, której dane dotyczą, mogą być przetwarzane na podstawie zgody udzielonej dobrowolnie, po otrzymaniu wystarczających informacji dotyczących czynności przetwarzania danych osobowych, w sposób jednoznaczny i wyłącznie w odniesieniu do konkretnej czynności.

Wyraźne przewidzenie w przepisach prawa:

Dane osobowe mogą być przetwarzane bez Wyraźnej Zgody Osoby, której dane dotyczą, w ramach odpowiednich przepisów, jeżeli możliwość takiego przetwarzania została wyraźnie przewidziana w ustawie.

Brak możliwości uzyskania Wyraźnej Zgody Osoby, której dane dotyczą, z powodu faktycznej niemożności oraz konieczność przetwarzania danych osobowych:

Dane osobowe Osoby, której dane dotyczą, która nie jest w stanie wyrazić zgody lub której zgody nie można uznać za ważną, mogą być przetwarzane bez Wyraźnej Zgody, jeżeli jest to konieczne w celu ochrony życia lub integralności fizycznej tej osoby albo osoby trzeciej.

Przetwarzanie danych osobowych jest bezpośrednio związane z zawarciem lub wykonaniem umowy:

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych stron umowy zawartej lub już obowiązującej pomiędzy Osobą, której dane dotyczą, a **Smile Hair Clinic** jest konieczne, przetwarzanie może odbywać się bez Wyraźnej Zgody.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia przez Administratora danych obowiązku prawnego:

Dane osobowe mogą być przetwarzane bez Wyraźnej Zgody w celu realizacji obowiązków prawnych wynikających z obowiązujących przepisów.

Osoba, której dane dotyczą, upubliczniła swoje dane osobowe:

Dane osobowe, które zostały w jakikolwiek sposób upublicznione przez Osobę, której dane dotyczą, i w wyniku tego stały się dostępne dla wszystkich, mogą być przetwarzane bez Wyraźnej Zgody, wyłącznie w zakresie celu, w jakim zostały upublicznione.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do ustalenia, wykonania lub ochrony prawa:

Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do ustalenia, wykonania lub ochrony prawa, dane osobowe Osoby, której dane dotyczą, mogą być przetwarzane.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora danych, pod warunkiem że nie narusza podstawowych praw i wolności Osoby, której dane dotyczą:

Dane osobowe mogą być przetwarzane pod warunkiem zachowania równowagi interesów Osoby, której dane dotyczą. W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu najpierw określa się uzasadniony interes, jaki **Smile Hair Clinic** uzyska w wyniku przetwarzania. Następnie ocenia się możliwy wpływ przetwarzania danych osobowych na prawa i wolności Osoby, której dane dotyczą. Jeśli zostanie stwierdzone, że równowaga nie została naruszona, przetwarzanie może odbywać się bez Wyraźnej Zgody.

C. Warunki przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych

** **

W art. 6 KVKK szczególne kategorie danych osobowych zostały określone w sposób zamknięty. Są to dane dotyczące rasy, pochodzenia etnicznego, poglądów politycznych, przekonań filozoficznych, religii, wyznania lub innych przekonań, ubioru i wyglądu, członkostwa w stowarzyszeniach, fundacjach lub związkach zawodowych, zdrowia, życia seksualnego, wyroków skazujących i środków bezpieczeństwa, a także dane biometryczne i genetyczne.

**Smile Hair Clinic** może przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych, stosując dodatkowe środki określone przez Radę, w następujących sytuacjach:

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych innych niż dane dotyczące zdrowia i życia seksualnego:

Dane te mogą być przetwarzane za Wyraźną Zgodą Osoby, której dane dotyczą, lub bez takiej zgody, jeżeli ich przetwarzanie jest wyraźnie przewidziane przez prawo.

Dane osobowe dotyczące zdrowia i życia seksualnego:

Dane te mogą być przetwarzane za Wyraźną Zgodą Osoby, której dane dotyczą, lub bez takiej zgody przez osoby albo upoważnione instytucje i organizacje zobowiązane do zachowania poufności, w celu ochrony zdrowia publicznego, medycyny zapobiegawczej, diagnozy medycznej, leczenia i opieki, a także planowania i zarządzania usługami zdrowotnymi oraz ich finansowaniem.

Niezależnie od podstawy przetwarzania podczas każdej czynności przetwarzania uwzględnia się ogólne zasady przetwarzania danych i zapewnia ich przestrzeganie. W zakresie ochrony szczególnych kategorii danych nasza firma wdrożyła „**Politykę ochrony szczególnych kategorii danych osobowych**”, a nasze jednostki organizacyjne działają zgodnie z jej postanowieniami i stosują niezbędne środki.

Ponadto przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest możliwe, jeżeli spełniona jest co najmniej jedna z poniższych przesłanek określonych w art. 9 RODO. W przypadku wystąpienia tych przesłanek szczególne kategorie danych osobowych mogą być przetwarzane przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przewidzianego również w KVKK. Kwestie te zostały także wyraźnie określone w przygotowanej przez nas Polityce ochrony szczególnych kategorii danych osobowych:

• Jeżeli osoba, której dane dotyczą, udzieliła wyraźnej zgody.
• W celu umożliwienia administratorowi danych wypełnienia obowiązków wynikających z Prawa Pracy i Prawa Ubezpieczeń Społecznych.
• Jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody.
• Jeżeli dane zostały upublicznione przez osobę, której dane dotyczą.
• Jeżeli dochodzone są roszczenia prawne, a przetwarzanie danych jest niezbędne w ramach odpowiedniego postępowania sądowego.
• Przetwarzanie danych ze względu na interes publiczny, pod warunkiem zapewnienia niezbędnych środków technicznych i administracyjnych.
• W celach medycyny zapobiegawczej lub medycyny pracy.
• W celu prowadzenia archiwizacji i badań w interesie publicznym zgodnie z art. 89 ust. 1 RODO, na podstawie prawa Unii Europejskiej.

III. KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH PRZEZ SMILE HAIR CLINIC

** **

**Smile Hair Clinic** przetwarza dane osobowe Osób, których dane dotyczą, w ramach celów i warunków określonych w niniejszej Polityce, zgodnie z KVKK, RODO oraz innymi właściwymi przepisami, w tym:

przetwarzane są kategorie danych osobowych.

IV. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH

** **

Przekazywanie danych jest realizowane przez **Smile Hair Clinic** w takich celach jak zapewnienie realizacji celów operacyjnych i organizacyjnych, zapewnienie świadczenia usług zewnętrznych pozyskiwanych od dostawców i niezbędnych do działalności handlowej **Smile Hair Clinic**, wdrażanie polityki zasobów ludzkich i zatrudnienia, wykonywanie obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz podejmowanie niezbędnych środków, a także przekazywanie wymaganych informacji upoważnionym instytucjom i organom publicznym.

**Smile Hair Clinic** nie przekazuje danych osobowych Osób, których dane dotyczą, innym osobom bez wyraźnej zgody Osoby, której dane dotyczą, z wyjątkiem przypadków, gdy KVKK, RODO lub inne właściwe przepisy wymagają przekazania danych organom administracyjnym i sądowym.

Jeżeli jednak istnieje odpowiednia podstawa prawna, dane osobowe oraz szczególne kategorie danych osobowych Osoby, której dane dotyczą, mogą być przekazywane osobom fizycznym, osobom prawnym prawa prywatnego, wspólnikom, dostawcom, upoważnionym instytucjom i organom publicznym oraz innym właściwym stronom bez konieczności uzyskania wyraźnej zgody, przy zastosowaniu niezbędnych środków bezpieczeństwa i zgodnie z celami przetwarzania danych osobowych. W tym zakresie działa się zgodnie z przepisami art. 8 KVKK i/lub art. 6 i 8 oraz części 5 RODO.

A. Przekazywanie danych osobowych

** **

Na podstawie KVKK, nawet bez Wyraźnej Zgody Osoby, której dane dotyczą, dane osobowe mogą być przekazywane osobom trzecim przez **Smile Hair Clinic**, przy zachowaniu należytej staranności i zastosowaniu wszystkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, w tym metod określonych przez Radę KVK, jeżeli spełniona jest co najmniej jedna z następujących przesłanek:

• Działania związane z przekazywaniem danych osobowych są wyraźnie przewidziane w przepisach prawa.

• Przekazanie jest konieczne w celu ochrony życia lub integralności fizycznej osoby, która z powodu faktycznej niemożności nie jest w stanie wyrazić zgody lub której zgoda nie jest prawnie ważna, albo innej osoby.

• Przekazanie danych osobowych jest bezpośrednio związane z zawarciem lub wykonaniem umowy i jest w tym celu niezbędne.

• Przekazanie danych osobowych jest konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego.

• Dane osobowe zostały upublicznione przez Osobę, której dane dotyczą, pod warunkiem że są przekazywane wyłącznie w zakresie celu ich upublicznienia.

• Przekazanie danych osobowych jest konieczne do ustalenia, wykonania lub ochrony prawa **Smile Hair Clinic**, Osoby, której dane dotyczą, lub osób trzecich.

• Przekazanie danych osobowych jest konieczne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów **Smile Hair Clinic**, pod warunkiem że nie narusza podstawowych praw i wolności Osoby, której dane dotyczą.

Oprócz powyższego dane osobowe mogą być przekazywane do państw zagranicznych uznanych przez Radę KVK za zapewniające odpowiedni poziom ochrony, jeżeli występuje jedna z powyższych przesłanek. Jeżeli odpowiedni poziom ochrony nie jest zapewniony, dane mogą być przekazywane do państw, w których administratorzy danych w Turcji oraz w danym państwie zagranicznym zobowiązali się na piśmie do zapewnienia odpowiedniej ochrony i uzyskano zgodę Rady KVK, bez Wyraźnej Zgody Osoby, której dane dotyczą, zgodnie z warunkami przekazywania danych określonymi w przepisach.

Na podstawie RODO swobodny przepływ danych osobowych na terenie Unii Europejskiej jest dozwolony zgodnie z art. 6 i 8. Przekazywanie danych poza Unię Europejską jest możliwe zgodnie z częścią 5 obejmującą art. 44-50. Zgodnie z art. 44 RODO przy przekazywaniu danych poza Unię Europejską musi zostać zapewniony odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Zgodnie z art. 45 RODO wymagana jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca, że dane państwo, region lub właściwy sektor na danym obszarze zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Ponadto zgodnie z art. 46 administrator danych może przekazać dane osobowe do właściwego państwa trzeciego pod warunkiem zapewnienia osobom, których dane dotyczą, skutecznych środków ochrony prawnej.

B. Przekazywanie szczególnych kategorii danych osobowych

** **

Szczególne kategorie danych osobowych mogą być przekazywane przez **Smile Hair Clinic** zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Polityce, przy zastosowaniu wszystkich niezbędnych środków technicznych i administracyjnych, w tym metod określonych przez Radę, jeżeli występują poniższe przesłanki.

* Szczególne kategorie danych osobowych inne niż dane dotyczące zdrowia i życia seksualnego mogą być przetwarzane bez **Wyraźnej Zgody** Osoby, której dane dotyczą, jeżeli jest to wyraźnie przewidziane przez prawo, czyli jeżeli odpowiednia ustawa zawiera wyraźny przepis dotyczący przetwarzania danych osobowych. W przeciwnym razie zostanie uzyskana **Wyraźna Zgoda** Osoby, której dane dotyczą.
* Szczególne kategorie danych osobowych dotyczące zdrowia i życia seksualnego mogą być przetwarzane bez wyraźnej zgody przez osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy lub przez upoważnione instytucje i organizacje w celu ochrony zdrowia publicznego, medycyny zapobiegawczej, diagnozy medycznej, leczenia i opieki, a także planowania i zarządzania usługami zdrowotnymi oraz ich finansowaniem. W przeciwnym razie zostanie uzyskana **Wyraźna Zgoda** Osoby, której dane dotyczą.

Oprócz powyższego dane osobowe mogą być przekazywane do państw zagranicznych zapewniających odpowiedni poziom ochrony, jeżeli spełniona jest jedna z powyższych przesłanek. Jeżeli odpowiedni poziom ochrony nie jest zapewniony, dane mogą być przekazywane do państw zagranicznych, w których Administrator danych / Podmiot przetwarzający zobowiąże się na piśmie do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony, zgodnie z warunkami przekazywania danych określonymi w przepisach.

W zakresie przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych nasza firma wdrożyła „**Politykę ochrony szczególnych kategorii danych osobowych**”. Nasza działalność jest prowadzona zgodnie z jej postanowieniami i stosowane są niezbędne środki. Niezależnie od podstawy przetwarzania podczas przekazywania danych zawsze uwzględnia się ogólne zasady przetwarzania danych oraz zapewnia ich przestrzeganie.

—

V. KWESTIE DOTYCZĄCE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

** **

**Smile Hair Clinic**, zgodnie z art. 12 KVKK i art. 32 RODO, stosuje niezbędne środki techniczne i administracyjne w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, zapobiegania niezgodnemu z prawem przetwarzaniu danych osobowych, zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi do danych oraz zapewnienia ich ochrony. W tym zakresie prowadzi lub zleca przeprowadzanie niezbędnych kontroli.

W celu ochrony danych osobowych w bezpiecznych środowiskach wykorzystywane są systemy zgodne z rozwojem technologicznym. Dla obszarów przechowywania danych tworzone są techniczne systemy bezpieczeństwa, a zastosowane środki techniczne są okresowo kontrolowane przez mechanizm audytowy określony przez **Smile Hair Clinic**. Kwestie stwarzające ryzyko są ponownie oceniane i opracowywane są odpowiednie rozwiązania technologiczne.

W umowach zawieranych przez **Smile Hair Clinic** z odpowiednimi firmami w zakresie przechowywania danych osobowych znajdują się postanowienia zobowiązujące osoby, którym dane osobowe są przekazywane, do stosowania niezbędnych środków bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych oraz zapewnienia przestrzegania tych środków we własnych organizacjach. W tym zakresie **Smile Hair Clinic** działa zgodnie z postanowieniami Procedury Ochrony Danych Osobowych w Relacjach z Osobami Trzecimi.

Zasady ochrony danych przyjęte przez **Smile Hair Clinic** obejmują:

* Przekazywanie osobom jasnych informacji o tym, kto i w jaki sposób wykorzystuje ich dane osobowe.
* Przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w minimalnym zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów, bez naruszania podstawowych praw i wolności osób oraz bez przetwarzania nadmiernej ilości danych.
* Poszanowanie praw Osoby, której dane dotyczą, w odniesieniu do danych osobowych, w tym prawa dostępu.
* Prowadzenie rejestru kategorii przetwarzanych danych osobowych.
* Zapewnienie, aby dane osobowe były prawidłowe i, w razie potrzeby, aktualne.
* Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zasadami uczciwości i prawem.
* Przetwarzanie danych osobowych tylko wtedy, gdy jest to wyraźnie konieczne do realizacji zgodnych z prawem celów organizacji.
* Przechowywanie danych osobowych wyłącznie przez okresy określone w przepisach prawa, obowiązkach prawnych **Smile Hair Clinic** lub prawnie uzasadnionych interesach organizacji oraz zgodnie z Polityką Przechowywania i Niszczenia Danych Osobowych **Smile Hair Clinic**.
* Przekazywanie danych osobowych za granicę zgodnie z zasadami określonymi przez KVKK i RODO.
* Wyznaczenie Komitetu posiadającego szczególne uprawnienia i obowiązki w zakresie systemu ochrony danych osobowych.
* Stosowanie wyjątków dozwolonych przez przepisy prawa.
* Przygotowanie niniejszej Polityki.
* Stosowanie wszystkich niezbędnych środków technicznych i administracyjnych określonych przez KVKK, RODO, przepisy wykonawcze i Radę, w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa wszystkich danych osobowych.
* Przetwarzanie wyłącznie odpowiednich i adekwatnych danych osobowych.

A. Działania szkoleniowe

** **

**Smile Hair Clinic** zapewnia swoim pracownikom niezbędne szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych w ramach Polityk oraz Regulacji i Procedur KVKK i RODO. Podczas szkoleń szczególną uwagę poświęca się definicjom Szczególnych Kategorii Danych Osobowych oraz praktykom związanym z ich ochroną. Jeżeli pracownik **Smile Hair Clinic** uzyskuje dostęp do Danych Osobowych w formie fizycznej lub w środowisku komputerowym, nasza Firma zapewnia mu specjalne szkolenie dotyczące tego dostępu, na przykład w zakresie używanego programu komputerowego.

**Smile Hair Clinic** zapewnia szkolenie pracowników oraz przekazywanie niezbędnych informacji w celu zwiększenia świadomości dotyczącej zapobiegania niezgodnemu z prawem przetwarzaniu danych osobowych, nieuprawnionemu dostępowi do danych oraz zapewnienia ochrony danych.

B. Działania kontrolne

** **

**Smile Hair Clinic** zastrzega sobie prawo do regularnego i niezależnego kontrolowania w dowolnym momencie, bez wcześniejszego powiadomienia, czy wszyscy pracownicy, działy i dostawcy przestrzegają niniejszej Polityki oraz Regulacji KVKK i RODO, a także prowadzi lub zleca przeprowadzanie niezbędnych rutynowych kontroli w tym zakresie. Wyniki tych kontroli są oceniane w ramach wewnętrznych procesów firmy i podejmowane są niezbędne działania w celu poprawy stosowanych środków.

VI. PRZECHOWYWANIE I NISZCZENIE DANYCH OSOBOWYCH

** **

**Smile Hair Clinic** przechowuje dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym są przetwarzane, oraz zgodnie z minimalnymi okresami określonymi w przepisach właściwych dla danej działalności. W tym zakresie w pierwszej kolejności ustala się, czy właściwe przepisy określają okres przechowywania danych osobowych. Jeżeli taki okres został określony, dane przechowuje się zgodnie z tym okresem. Jeżeli przepisy nie określają takiego okresu, dane osobowe są przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celu ich przetwarzania. Po upływie ustalonych okresów przechowywania dane osobowe są niszczone zgodnie z okresami okresowego niszczenia określonymi w Polityce Przechowywania i Niszczenia Danych Osobowych **Smile Hair Clinic** lub na żądanie Osoby, której dane dotyczą, przy zastosowaniu określonych metod niszczenia, takich jak usunięcie i/lub zniszczenie i/lub anonimizacja.

Szczegółowe informacje można znaleźć w Polityce Przechowywania i Niszczenia Danych Osobowych **Smile Hair Clinic** dostępnej pod adresem [[www.smilehairclinic.com](](http://www.smilehairclinic.com]%28)https://www.smilehairclinic.com/en/personal-data-policy/
://[www.smilehairclinic.com/](http://www.smilehairclinic.com/)).

VII. INFORMOWANIE I POWIADAMIANIE OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

** **

**Smile Hair Clinic** informuje Osobę, której dane dotyczą, zgodnie z KVKK, RODO i przepisami wykonawczymi. Jeżeli dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od Osoby, której dane dotyczą, informacja jest przekazywana w momencie ich pozyskania. Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od Osoby, której dane dotyczą, informacja jest przekazywana w rozsądnym terminie od ich pozyskania. W każdym przypadku, niezależnie od tego, czy Osoba, której dane dotyczą, wystąpi z takim żądaniem, przekazuje się jej informacje dotyczące:

* Tożsamości **Smile Hair Clinic**,

* Celu, w jakim dane osobowe będą przetwarzane,

* Osób lub podmiotów, którym dane mogą zostać przekazane, oraz celów takiego przekazania,

* Metody pozyskiwania danych osobowych, czyli informacji, czy stosowane są metody w pełni lub częściowo automatyczne, czy też metody nieautomatyczne, pod warunkiem że stanowią część systemu rejestracji danych,

* Podstawy prawnej pozyskiwania danych osobowych,

* Pozostałych praw Osoby, której dane dotyczą, określonych w KVKK lub RODO.
Należy zapewnić, aby powiadomienie, oprócz powyższych informacji, obejmowało również prawa Osoby, której dane dotyczą, określone w KVKK, RODO oraz niniejszej Polityce. Przy przekazywaniu informacji uwzględnia się następujące kwestie:

* Informacje objęte obowiązkiem informacyjnym są przekazywane jasnym i prostym językiem. Nie stosuje się sformułowań, które mogłyby sugerować, że dane osobowe mogą być w przyszłości przetwarzane w innych, nieokreślonych celach.

* Informacja może zostać przekazana ustnie, na piśmie, poprzez nagranie dźwiękowe w centrum obsługi telefonicznej, za pomocą różnych fizycznych lub elektronicznych kanałów, poprzez odesłanie do strony internetowej zawierającej treści informacyjne dotyczące danych osobowych, a także poprzez inne kanały, które mogą zostać ogłoszone w przyszłości. Odpowiedni dział przekazujący informacje i realizujący obowiązek informacyjny podejmuje środki umożliwiające udokumentowanie tego działania w sposób zgodny z prawem.

* Jeżeli cel przetwarzania danych określony w informacji zmieni się po pozyskaniu danych osobowych, obowiązek informacyjny dotyczący nowego celu jest realizowany dodatkowo zgodnie z wyżej określonymi zasadami.

* Jeżeli pozyskane dane osobowe będą wykorzystywane wyłącznie do komunikacji z Osobą, której dane dotyczą, informacja może zostać przekazana podczas pierwszego kontaktu.

* Jeżeli pozyskane dane osobowe mają zostać przekazane osobom trzecim, należy zapewnić przekazanie informacji najpóźniej w momencie pierwszego przekazania danych osobowych.

VIII. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ ORAZ SPOSÓB ICH WYKONYWANIA

** **

Poniżej wymieniono prawa przysługujące Osobie, której dane dotyczą, w odniesieniu do danych osobowych:

* Prawo do uzyskania informacji, czy dane osobowe są przetwarzane.
* Prawo do żądania informacji, jeżeli dane osobowe są przetwarzane.
* Prawo do poznania celu przetwarzania danych osobowych oraz informacji, czy są one wykorzystywane zgodnie z tym celem.
* Prawo do poznania osób trzecich, którym dane osobowe są przekazywane w kraju lub za granicą.
* Prawo do żądania poprawienia danych osobowych, jeżeli są niekompletne lub zostały przetworzone nieprawidłowo, oraz do żądania poinformowania o tej czynności osób trzecich, którym dane osobowe zostały przekazane.
* Prawo do żądania usunięcia, zniszczenia lub anonimizacji danych osobowych, jeżeli przyczyny ich przetwarzania przestały istnieć, mimo że zostały one przetworzone zgodnie z prawem i innymi właściwymi przepisami, oraz do żądania poinformowania o tej czynności osób trzecich, którym dane osobowe zostały przekazane.
* Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec niekorzystnego wyniku powstałego w wyniku wyłącznie zautomatyzowanej analizy przetwarzanych danych.
* Prawo do żądania odszkodowania za szkody poniesione w wyniku niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.
* Prawo do przekazania danych osobowych innemu administratorowi wskazanemu przez osobę, której dane dotyczą, czyli prawo do przenoszenia danych.
Jeżeli Osoba, której dane dotyczą, jest mieszkańcem Turcji, może składać wnioski dotyczące praw wymienionych w niniejszym artykule w języku tureckim, zgodnie z Komunikatem nr 30356 dotyczącym procedur i zasad składania wniosków do Administratora Danych. Jeżeli Osoba, której dane dotyczą, jest mieszkańcem Europy, może składać wnioski w języku angielskim poprzez pisemne wypełnienie Formularza Wniosku **Smile Hair Clinic** lub za pomocą adresu Zarejestrowanej Poczty Elektronicznej (KEP), Bezpiecznego Podpisu Elektronicznego, Podpisu Mobilnego albo wcześniej zgłoszonego i zarejestrowanego w naszym systemie adresu e-mail oraz przesłać taki wniosek do **Smile Hair Clinic**.

IX. ODPOWIEDŹ SMILE HAIR CLINIC NA WNIOSKI

** **

**Smile Hair Clinic** stosuje wszystkie niezbędne środki techniczne i administracyjne w celu skutecznego, zgodnego z prawem i zasadami uczciwości rozpatrywania wniosków składanych przez Osobę, której dane dotyczą.

Wnioski Osoby, której dane dotyczą, mogą zostać zaakceptowane lub odrzucone wraz z podaniem uzasadnienia. Odpowiedź na wniosek może zostać przekazana Osobie, której dane dotyczą, w formie pisemnej lub elektronicznej.

Jeżeli Osoba, której dane dotyczą, złoży do **Smile Hair Clinic** wniosek dotyczący praw określonych w rozdziale VIII Polityki zatytułowanym „Prawa Osoby, której dane dotyczą oraz sposób ich wykonywania”, zgodnie z wyżej określonymi procedurami, odpowiedni wniosek zostanie rozpatrzony bezpłatnie możliwie jak najszybciej, jednak nie później niż w ciągu 30 (trzydziestu) dni, zależnie od charakteru wniosku. Jeżeli jednak realizacja żądania wiąże się z dodatkowymi kosztami i spełnione są warunki określone przez Radę KVK, może zostać pobrana opłata wskazana w odpowiedniej taryfie.

X. WEJŚCIE W ŻYCIE I OKRES AKTUALIZACJI POLITYKI

** **

Niniejsza Polityka, przygotowana przez **Smile Hair Clinic**, weszła w życie 01.05.2021 r. W przypadku zmiany całej Polityki lub jej poszczególnych postanowień zostaną wprowadzone niezbędne aktualizacje.

Komitet odpowiada za wdrażanie, aktualizowanie i rozpowszechnianie niniejszej Polityki. Polityka jest publikowana na stronie internetowej **Smile Hair Clinic**.