個人情報保護方針

1. はじめに
2. 目的と範囲

スマイルヘアクリニックの個人データの保護および処理に関する原則は、このポリシーに定義されています。

本ポリシーの範囲内で、スマイルヘアクリニックが製品またはサービスの購入者、従業員および従業員候補者、潜在的顧客、株主、訪問者、参加者、サプライヤー、および第三者に適用される個人データ処理活動および個人データ保護のために採用しているシステムについて説明し、関係者に通知することで透明性を確保し、個人データの管理基準を確立および実現し、組織の目標と義務を設定およびサポートし、許容可能なリスクレベルに沿った管理メカニズムを確立し、個人データ保護に関する国際協定、憲法、法律、規制、契約、その他の法令で導入された原則と規則を遵守し、関係者の基本的権利と自由を最大限に保護することを目的としています。さらに、本ポリシーは、個人データおよびプライベートデータの自動または非自動処理に使用されるすべての物理的および電子的なデータ記録システムとメディアを対象としています。ただし、これらがデータ記録システムの一部である場合に限ります。

1. 定義

1. 個人データの処理に関する一般原則および条件

Smile Hair Clinic は、憲法第 20 条、KVKK 第 4 条、GDPR 第 5 条に従い、個人データの処理に関して、法律および規則に従い、必要に応じて正直、正確、最新であり、特定の、明確で正当な目的のために、この目的のために接続され、限定され、測定された方法で個人データ処理活動を行っています。 この文脈では、トルコの居住者に対する KVKK 第 5 条に従い、個人データは、個人データの処理に関する KVKK 第 5 条の条件の 1 つ以上に基づいて処理され、個人データは、法律および/または個人データ処理の目的によって要求される期間、保持されます。を行っています。さらに、KVKK第6条に基づき、センシティブな個人データの処理に関して想定されている規制を遵守し、KVKK第8条および第9条に基づき、法律で規定され、KVK理事会が個人データの移転に関して定めた規制を遵守します。KVKK第10条に基づき、関係者に通知し、関係者からの情報提供の要請があった場合に必要な情報を提供します。さらに、上記のすべての活動は、GDPRの関連規定に基づき、欧州居住者に対して実施されます。

1. 個人データの処理に関する原則

スマイルヘアクリニックお客様の個人データは、KVKK第4条およびGDPR第5条に定められた個人データ処理原則に従って処理されます。個人データ処理活動ごとに、これらの原則を遵守することが義務付けられています。

法律および誠実規則に従って個人データを処理します。

お客様の個人情報の処理においては、当社は法律、二次規制、法の一般原則に従って行動します。個人情報の処理は処理目的に限定し、関係者の合理的な期待を考慮することが重要です。

正確かつ最新の個人データ:

処理される個人データが最新のものであることを確保し、確認するために細心の注意を払います。この点において、関係者は、正しいデータと古いデータの訂正または削除を要求する権利を有します。

特定の、明示的かつ正当な目的のための個人データの処理:

各個人データ処理活動の前に、データ処理の目的が決定され、法律が遵守されます。

個人データが処理される目的に関連し、限定され、比例していること:

データ処理活動の収集目的を達成するために必要な個人データは限定されており、この目的に関連しない個人データの処理を防止するために必要な技術的および管理的措置が講じられています。

法律または処理目的によって要求される期間、個人データを保持します。

個人データは、個人データを処理する目的が消滅した後、または法律で規定された期間が終了した後に、削除、破棄、または匿名化されます。

1. 個人データの処理に関する条件

スマイルヘアクリニックお客様の個人データは、KVKK第5条およびGDPR第6条およびその継続条項に定められた個人データ処理条件の少なくとも1つに基づいて処理されます。これらの条件の説明は以下に記載されています。

関係者の明示的な同意がある場合：

関係者の個人データは、関係者が個人データ処理活動に関する十分な情報を有し、その取引に限定して躊躇なく同意する限り、関係者の自由意志で処理することができます。

で明示的に規定されているもの：

個人データは、法律で明示的に規定されている場合、関係者の明示的な同意がなくても、関連する法的規制の枠組み内で処理されることがあります。

関係者の明示的な同意を実際の不可能な理由により得ることができず、個人データの処理が必須である場合：

同意を表明できない、または同意を検証できない関係者の個人データは、関係者または第三者の生命または身体の完全性を保護するために個人データの処理が必要な場合、明示的な同意を求めることなく処理されることがあります。

個人データ処理活動が契約の締結または履行に直接関連する場合：

スマイルヘアクリニックの担当者と当社との間で締結された、またはすでに締結された契約の当事者の個人データを処理する必要がある場合、明示的な同意を求めることなく個人データの処理が実行されることがあります。

データ管理者が法的義務を履行するためには、個人データ処理を実行する必要があります。

現行の法律で定められた法的義務を履行するために、明示的な同意を求めることなく個人データを処理することができます。

関係者は自身の個人情報を公開しています:

関係者によって何らかの方法で公開され、この公開の結果として誰もがアクセスできるようになった個人データは、関係者の明示的な同意なしに、公開の目的に限定して処理される場合があります。

個人データの処理は、権利の確立、行使、または保護のために必須です。

権利の確立、行使または保護のためにデータ処理が必要な場合は、関係者の個人データが処理されることがあります。

データ処理は、データ主体の基本的権利および自由を侵害しない限り、データ管理者の正当な利益のために必須です。関係者の利益のバランスが保たれる限り、個人データを処理することができます。この場合、処理活動の結果としてのスマイルヘアクリニックの正当な利益は、主に正当な利益に基づくデータ処理において決定されます。個人データ処理が関係者の権利および自由に及ぼす可能性のある影響を評価し、利益のバランスが損なわれないと結論付けられた場合、明示的な同意を求めることなく処理を行うことができます。

1. 特別なカテゴリーの個人データの処理に関する条件

KVKK第6条では、個人データの特別なカテゴリーが限定的に規定されています。これらは、人種、民族的出身、政治思想、哲学的信念、宗教、宗派またはその他の信念、服装、団体、財団、または組合への加入、健康、性生活、犯罪歴およびセキュリティ対策、生体認証データおよび遺伝データに関するものです。

スマイルヘアクリニックは、理事会が決定した追加措置を講じて、以下の場合に機密性の高い個人データを処理することができます。

健康および性生活以外の特別なカテゴリーの個人データの処理：

関係者が明示的に同意した場合、または法律で明示的に規定されている場合、関係者の明示的な同意がなくても処理できます。

健康と性生活に関する個人データ:

関係者から明示的な同意を得た場合、または公衆衛生の保護、予防医学、診断、治療およびケアサービスの実施、保健サービスおよび財政の計画および管理の目的のため、秘密保持義務を負う個人または権限を与えられた機関および組織によって、関係者の明示的な同意を求めることなく処理される場合があります。

処理の理由に関わらず、処理プロセスにおいては、常に一般的なデータ処理原則が考慮され、これらの原則の遵守が確保されます。機微なデータの保護に関しては、 当社では、 「個人情報保護方針」を制定し、各事業部が本方針の定めに従って行動し、必要な措置を講じております。

ただし、特別なカテゴリーの個人データの処理は、GDPR第9条に記載されている以下の条件のうち少なくとも1つを満たす場合にのみ可能です。これらの状況下では、KVKK（Kerberos Vulnerability Commission）に従って規定された適切なレベルのセキュリティを提供することにより、機微な個人データを処理することができます。これらの事項は、当社が作成するプライバシーポリシーにも明記されています。

• 本人の明示的な同意がある場合
• データ管理者が労働法および社会保障法に基づく義務を履行するため
• 当該人が身体的または法的に同意できない場合
• 当該本人により公表された場合
• 法的請求が行われ、関連する管轄区域の枠組み内でデータ処理が必要な場合、
• 必要な技術的および管理的措置が講じられていることを条件として、公共の利益のためにデータを処理します。
• 予防医学や産業医学の目的のために、
• EU法に基づくGDPR第89/1条に従い、公益を目的としたアーカイブ、研究活動を実施するため。

III.スマイルヘアクリニックが処理する個人データのカテゴリー

Smile Hair Clinic は、KVKK および GDPR およびその他の関連法規定に従い、本ポリシーに規定された目的および条件の範囲内でこれを行います。

カテゴリに含まれる個人データが処理されます。

IV.個人データの転送

スマイルヘアクリニックの事業活動および施設の目的の達成を確保するため、スマイルヘアクリニックの事業活動に必要なサプライヤーから委託されたサービスを当社に提供すること、人事・雇用政策の実施を確保すること、労働安全衛生の枠組みにおける義務を履行し、必要な措置を講じること。データ転送は、必要な情報が認可された公的機関に提供されることを保証する目的で行われます。

スマイルヘアクリニックでは、 KVKK、GDPR、または関連法に従って個人データを行政および司法機関、組織に転送する必要がある場合を除いて、関係者の個人データが関係者の明示的な同意なしに他の人に転送されることはありません。ただし、法律を遵守する理由がある場合は、明示的な同意を求めることなく、個人データ処理の目的に合わせて必要なセキュリティ対策を講じることで、関係者の個人データとセンシティブな個人データを実在の人物、私法上の法人、株主、サプライヤー、認可された公的機関、組織、およびその他の関係者に転送することができます。したがって、KVKKの第8条および/またはGDPRの第6条と第8条、およびGDPRの第5部に規定されている規制が遵守されます。

1. 個人データの移転

KVKKの範囲内で、本人の明示的な同意がない場合でも、以下の条件の1つ以上が存在する場合、スマイルヘアクリニックの個人データは、KVK理事会が規定する方法を含むすべての必要なセキュリティ対策を講じて、十分な注意を払って第三者に転送されることがあります。

• 個人情報の移転に関する関連活動は法律で明確に規定されており、
• 実際の不可能性により同意を表明できない、または同意が法的に有効でない本人またはその他の者が、自らの生命または身体の完全性を保護することは義務です。
• 個人データの移転は契約の締結または履行に直接関連し、必要である。
• 個人データの転送は、法的義務を履行するために必須です。
• 個人情報を公開する目的での限定的な移転（ただし、当該個人情報が関係者によって公開されている場合に限る）
• スマイルヘアクリニックまたは関係者もしくは第三者の権利の確立、使用または保護のために個人データの転送が必須である場合、
• スマイルヘアクリニックの正当な利益のために、関係者の基本的権利と自由を害しない限り、個人データの移転活動を実行することが必須です。

上記に加えて、個人データは、上記のいずれかの条件が存在する場合、KVK 理事会によって適切な保護が宣言された外国に転送されることがあります。

十分な保護がない場合、法律で規定されたデータ転送条件に従い、トルコおよび関連する外国のデータ管理者が書面で適切な保護を実施し、KVK 委員会の許可が得られる場合、関係者の明示的な同意なく、外国に転送することができます。

GDPRの適用範囲において、欧州連合（EU）域内における個人データの移動は、GDPR第6条および第8条に基づき自由です。EU域外への移転は、第5章第44条および第50条に規定されているとおり可能です。GDPR第44条に基づき、EU域外への移転には適切なレベルのセキュリティが確保されなければなりません。GDPR第45条に基づき、当該国、地域、または当該地域におけるセクターが適切なレベルのセキュリティを備えているという欧州連合委員会の決定が必要です。ただし、GDPR第46条に基づき、データ管理者が有効な法的救済手段を利用できる限り、個人データを関連する第三国に移転することは可能です。

B.個人データの移転

スマイルヘアクリニックは、本ポリシーに定められた原則に従い、以下の条件を満たす場合、理事会が決定する方法を含む、必要なすべての技術的および管理的措置を講じて、特別なカテゴリーの個人データを処理します。

• 健康および性生活以外の特別なカテゴリーの個人データは、法令に明示的に規定されている場合、すなわち、個人データの処理に関する関連法令に明確な規定がある場合に限り、関係者の明示的な同意なく処理されることがあります。それ以外の場合は、関係者の明示的な同意に基づき処理されます。
• 健康および性生活に関する特別な質の個人データは、公衆衛生の保護、予防医学、医療診断、治療および介護サービス、医療サービスおよび財政の計画および管理の目的で、秘密保持義務を負う者または権限を与えられた機関および組織の明示的な同意を求めることなく取得することができます。そうでない場合は、関係者の明示的な同意を取得します。

上記に加えて、個人データは、上記のいずれかの条件を満たす場合、適切な保護の下で外国に移転されることがあります。十分な保護がない場合、データ管理者/Datが適切な保護措置を講じている外国に移転されることがあります。

プロセッサは、法律で規定されたデータ転送条件に従って適切な保護に努めます。

センシティブな個人データの移転に関しては、 当社では「個人情報保護方針」を施行しており、業務においては本方針の規定に従い、必要な予防措置を講じています。処理の理由に関わらず、データ転送プロセスにおいては、常に一般的なデータ処理原則が考慮され、これらの原則の遵守が確保されます。

V.個人情報の保護に関する事項

スマイルヘアクリニックは、 KVKK第12条およびGDPR第32条に基づき、処理する個人データの違法な処理、データへの不正アクセスを防止し、データの保全を確保するために、適切なレベルのセキュリティを確保するために必要な技術的および管理的措置を講じます。この文脈において、スマイルヘアクリニックは必要な検査を実施し、または実施を委託します。

個人情報を安全な環境で保護するために、技術開発に適したシステムを採用しています。個人情報の保管場所については技術的セキュリティシステムを構築し、講じられた技術的措置はスマイルヘアクリニックが定めた管理メカニズムによって定期的に監査され、リスクのある問題は再評価され、必要な技術的解決策が策定されます。

スマイルヘアクリニックが関係会社と締結した個人データの保管に関する契約では、個人データが転送される個人は個人データの保護のために必要なセキュリティ対策を講じ、これらの対策は自身の事業所でも遵守されることが明記されています。 第三者との関係においては、個人情報保護手順の規定が適用されます。

スマイルヘアクリニックには以下が含まれます:

• 個人に対して、個人データが誰にどのように使用されるかについて明確な情報を提供すること。
• これらの目的のために、個人の基本的権利と自由を害することなく、必要最小限のレベルで個人データを処理し、必要以上のデータを処理しないこと。
• アクセス権を含む個人データに関する関係者の権利を尊重する。
• 処理された個人データのカテゴリーの目録を保持する。
• 必要に応じて個人データを正確かつ最新の状態に保つこと
• 個人データを公正かつ法律に従って処理し、
• 正当な企業目的のために明らかに必要な場合にのみ個人データを処理します。
• 個人データは、スマイルヘアクリニックの法的規制、法的義務、または正当な企業利益によってのみ要求され、スマイルヘアクリニックの個人データ保持および廃棄ポリシーで指定された期間内に保管されます。
• KVKKおよびGDPRによって定められた原則の枠組み内での個人データの海外への転送、
• 個人情報保護制度に関する特別な権限と責任を有する委員会の設置
• 法律に従って認められた例外の実施、
• このポリシーの作成、
• KVKK、GDPR、二次法、および理事会によって決定された必要な技術的および管理的措置を講じ、すべての個人データの適切なレベルのセキュリティを確保します。
• 関連性のある適切な個人情報のみを処理する

A.教育活動

、ポリシーおよびKVKKおよびGDPRの規則と手続きの範囲内で、従業員に個人データ保護に関する必要な研修を提供しています。研修には、特にセンシティブ個人データの定義と保護に関する適用が含まれます。スマイルヘアクリニックの従業員が個人データに物理的にアクセスしたり、コンピュータ上でアクセスしたりする場合、当社の関係する従業員は、これらのアクセス（例えば、アクセスするコンピュータプログラム）に関する研修を受けます。

スマイルヘアクリニックは、個人情報の不正な処理、情報への不正アクセスの防止、情報の保全に関する意識を高めるために、従業員に研修を実施し、必要な通知を行っています。

1. 監査活動

スマイルヘアクリニックは、当社の全従業員、全部門、およびサプライヤーが本ポリシーおよびKVKKおよびGDPR規則に従って行動しているかどうかを、事前の通知なく定期的に、職権で検査する権利を有し、この観点から必要な定期検査を実施または実施させます。これらの監査結果は、当社の社内業務の範囲内で評価され、講じられた措置を改善するために必要な活動が行われます。

VI.個人データの保管と廃棄

スマイルヘアクリニックは、個人データを、その処理目的に必要な期間、および関連する活動が適用される法律で規定されている最短期間に従って保存します。これに関連して、まず、関連する法律で個人データの保存期間が想定されているかどうかが判断され、期間が定められている場合は、その期間に基づいて対応されます。法律で期間が定められていない場合、個人データは、処理目的に必要な期間保存されます。個人データの保存期間が終了すると、スマイルヘアクリニックの個人データ保存および廃棄ポリシーで指定された定期破棄期間または関係者の申請に従って、指定された破棄方法（削除および/または破棄および/または匿名化）に従って破棄されます。

詳しい情報については、スマイルヘアクリニックの個人データの保持および廃棄ポリシー（ www.smilehairclinic.com ）をご覧ください。

VII.関係者への通知と通知

スマイルヘアクリニックは、KVKK、GDPR、および二次規制に従い、関係者に情報を提供します。この場合、個人データが関係者本人から取得された場合は、取得時に、関係者本人から取得されなかった場合は、個人データの取得から合理的な期間内に、関係者に情報を提供します。ただし、いずれの場合も、関係者の要求の有無にかかわらず、関係者に情報を提供します。

• スマイルヘアクリニックのアイデンティティ、
• 個人データがどのような目的で処理されるか
• 誰に、どのような目的で譲渡できるか
• 個人データの収集方法（データ記録システムの一部である場合、完全に自動または部分的に自動または非自動の方法が使用されるかどうか）
• 個人データを収集する法的理由
• KVKK または GDPR に記載されている関連者のその他の権利について説明します。

上記に加え、当該開示には、KVKK、GDPR、および本ポリシーに記載されている関連者の権利が含まれるようにする必要があります。開示にあたっては、以下の点に留意します。

• 照明の範囲内での情報は、明確かつ簡潔な言葉を用いて提供されます。当該個人データが将来予定されている他の目的のために処理される可能性があると結論付けるような表現は使用されません。
• 説明は、口頭、書面、音声録音、コールセンターを通じた様々な物理的または電子的媒体を通じて行うことができ、また、個人データ説明文が掲載されたウェブページや、後日発表される可能性のあるその他の媒体への誘導も可能です。情報を提供し、通知義務を履行する関係部門は、法令および手続きに従って、これを証明する措置を講じます。
• 個人データの取得中に、開示において指定されたデータ処理目的が変更された場合、この新しい目的について通知する義務も上記の手順に従って履行されます。
• 取得した個人情報が関係者との連絡目的にのみ使用される場合は、最初の連絡の際にその旨を明確にすることができます。
• 取得した個人情報を第三者に提供する場合には、遅くとも当該個人情報が初めて提供される際にその旨を開示するよう配慮いたします。

VIII. 関係者の権利とその行使

関係者が個人データに関して行使できる法的権利は以下のとおりです。

• 個人データが処理されているかどうかを知ること、
• 個人データが処理されている場合、それに関する情報を要求すると、
• 個人情報の処理目的およびその利用目的の達成状況を把握し、
• 国内外で個人データが転送される第三者を知ること
• 個人データが不完全または不正確に処理されている場合に修正を要求すること、およびこの範囲内で行われた取引を個人データが転送された第三者に通知することを要求すること、
• 個人情報が法令その他の関係法令の規定に従って処理されているにもかかわらず、その処理を必要とする事由が消滅した場合には、当該個人情報の削除、破棄または匿名化を請求し、また、当該個人情報が移転された第三者に対し、当該範囲内で行われた取引の通知を請求すること。
• 処理されたデータを自動化システムのみで分析することにより、否定的な結果が出現することに異議を唱える。
• 個人情報の不正な処理により損害が発生した場合には、損害賠償を請求する。
• 本人の要請による別のデータ管理者への個人データの移転（データポータビリティ権）

関係者がトルコ居住者である場合は、データ管理者への申請手順および原則に関するコミュニケ第30356号に従って、本条に番号が付けられた権利に関する要求をトルコ語で行うことを条件とし、関係者が欧州居住者である場合は、英語で要求を行うことを条件として、書面による申請書に記入するか、登録電子メール（KEP）アドレス、セキュア電子署名、モバイル署名、または事前に通知して当社のシステムに登録した電子メールアドレスを使用することにより、 Smile Hair Clinicに提出することができます。

1. スマイルヘアクリニックのアプリケーションへの回答

スマイルヘアクリニックは、関係者による申請を法律と誠実さに従って効果的に締結するために、あらゆる種類の技術的および管理的措置を講じます。

関係者からの申請は、理由を説明することにより受理または却下されることがあります。関係者からの申請に対する回答は、関係者に対し書面または電子的に通知される場合があります。

関係者の権利および本ポリシーにおける権利の行使。VIII.上記の手続きに従い、スマイルヘアクリニックに「番号」の権利に関するリクエストを提出した場合、リクエストの内容に応じて、できるだけ早く、遅くとも30日以内に、無料でリクエストを処理します。ただし、取引に追加費用が必要であり、KVK理事会が定める条件を満たす場合は、料金表に記載されている手数料が請求される場合があります。

1. ポリシーの有効性と更新期間

スマイルヘアクリニックこのポリシーは、 2021 年 5 月 1 日に発行され、に発効しました。

委員会は、本方針の実施、更新、および公表を行います。本方針は、スマイルヘアクリニックのウェブサイトに掲載されます。